Beneficios de las videoconferencias en el sector corporativo

Beneficios de las videoconferencias en el sector corporativo

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Durante las primeras semanas de marzo de 2020, al inicio de la cuarentena, se generó un aumento nunca antes visto en consumo de aplicaciones de videoconferencias en casi un 500%. Esto demuestra su utilidad para la comunicación remota entre colaboradores y ejecutivos, supliendo la necesidad de reunirse físicamente.

¿Cuáles son los beneficios de la videoconferencia para el trabajo en oficina?

Los sistemas de videoconferencia tienen por finalidad permitir la comunicación entre colaboradores y realizar actividades como capacitaciones y reuniones de manera remota. 

Mencionamos los principales beneficios que otorgan estos sistemas a las organizaciones:

Ahorro de costos

En la década pasada, el mayor beneficio de los sistemas de videoconferencias era prescindir de viajes de negocio, permitiendo ahorrar en costos de estadía y transporte. Según un estudio de 500 Fortune, en el que se entrevistó a 500 CEOs de las empresas más lucrativas del mundo, el 52,4% cree que los viajes de negocios no volverán nunca. Este hecho consolida a las videoconferencias como un estándar para la comunicación con filiales y partners. 

Mayor atención de parte del interlocutor

Una videoconferencia puede lograr un mayor nivel de atención que las reuniones presenciales. Así lo confirma el profesor de la escuela de negocios Insead, Gianpiero Petriglieri, en una entrevista con la BBC:

“En comparación a una charla cara a cara, una videollamada demanda una mayor atención en las expresiones faciales, el tono de voz y el lenguaje corporal. Todo esto exige un gasto extra de energía, ya que hay una situación antinatural”. 

Tener mayor nivel de interés causa buena impresión en partners y colaboradores. Además, permite capacitar efectivamente al personal en conocimientos relevantes para la organización. 

Contar con herramientas que añadan valor a la comunicación 

Las videoconferencias hacen más funcional la comunicación, la hacen más visual, organizada y respaldada con datos. Los elementos de mayor influencia para mejorar sus relaciones laborales son: 

  • Compartir pantalla con los asistentes.
  • Chat en tiempo real.
  • Resaltar o fijar preguntas en la parte superior del chat. 
  • Emplear un whiteboard o pizarra virtual para realizar anotaciones. 

El uso de estas herramientas en sus presentaciones y reuniones de trabajo remoto le permitirá ser más explicativo, democrático y presentar la información de manera concreta y comprensible para sus colaboradores o partners.

Mejor comunicación con colaboradores  

Una videoconferencia le permitirá dirigirse a equipos de trabajo distribuidos y a diferentes áreas de su organización al mismo tiempo, permitiendo comunicar a diversos sectores la información relevante. 

También es posible asegurarse que sus colaboradores y compañeros del equipo estén informados. Para ello, se puede escribir un correo en lugar de realizar una llamada. Sin embargo, la videoconferencia asegura que las personas estén informadas y tengan la oportunidad de dar propuestas y soluciones relacionados al tema en discusión. Esto significa que ésta tiene mayores resultados que un correo o una llamada telefónica. 

Un sistema de videoconferencias especializado para empresas incluye funciones como grabación y acceso al registro de vídeos, esto posibilita el acceso a momentos clave de una videoconferencia a fin de recordar instrucciones precisas o acceder a un dato de importancia mencionado en la misma. 

Mayor alcance y disponibilidad de empleados

Los sistemas de videoconferencias logran una mejor integración con elementos de streaming; además, la aplicación Yealink permite transmitir en la misma plataforma o a través de Youtube Live. En consecuencia, se hace posible un mayor alcance de personas a través de una presentación al público interno o externo de la organización. 

Un sistema de videoconferencias también le permitirá convocar reuniones extraordinarias de manera rápida con los colabores implicados, sin verse limitado por la distancia. 

Contribución al cuidado del medio ambiente

Las videoconferencias pueden aumentar la contribución de su organización para la preservación del medio ambiente, comenzando por la reducción de esmog, al reducir parcial o completamente el desplazamiento de empleados. 

Un estudio de Greenpeace señala que la imposición del trabajo remoto en el mes de marzo logró reducir los niveles de contaminación de ciudades como Madrid en un 40%

Contribuir a la reducción de la contaminación en las ciudades no solo resulta positivo para la sociedad, sino mejora la reputación de su organización al ser una entidad con responsabilidad social. 

Lograr una comunicación más sincera y confiable

Según el psicólogo Albert Mehrabian, el 93% de la comunicación es no verbal. Esto se hace notorio en las videoconferencia, ya que a través de una pantalla se puede apreciar la interacción, observar detenidamente la postura, gestos y tono de voz de otras personas e incluso comunicarnos con más facilidad que en un entorno físico. 

Por estos motivos, afirmamos que contar con un sistema de videoconferencias podría mejorar la comunicación entre colaboradores y ejecutivos; así como fortalecer las relaciones profesionales con partners y proveedores. 

Mejorar sus relaciones con usuarios finales

La coyuntura exige que las organizaciones se muestren más cercanas con sus clientes y socios. En efecto, contar con sistemas de comunicación efectivos será sumamente importante a fin de diferenciarse de sus competidores. 

Emplear un adecuado sistema de videoconferencia le permitirá a sus equipos de soporte y atención lograr mejores relaciones con su público y posicionarse como una marca que se preocupa por la satisfacción de sus clientes de manera continua. 

Adaptarse a la nueva era del teletrabajo 

Un estudio de Gartner señala que las empresas podrían mantener al 40% de sus trabajadores laborando de manera remota, esta es una cifra determinantemente superior a la de años anteriores a la COVID-19. 

Cabe señalar que debido al temor del incremento del contagio del virus, las organizaciones están preocupadas en cuidar la integridad de sus colaboradores; estando dispuestas a trabajar de manera 100% remota. Entonces, los sistemas de videoconferencias son herramientas imprescindibles para mantener esta modalidad de trabajo.  

Solución de videoconferencias 

Optical Networks, en asociación con Yealink, brinda una solución de videoconferencias para permitir que su organización se vea beneficiada con la comunicación remota, caracterizada por alta calidad de imagen y sonido, así como de herramientas que faciliten la interacción con sus colaboradores. 

Conferencias multiusuarios

Es posible la conexión de 5 a 300 participantes, dependiendo de las necesidades de la organización. 

Gestión eficiente

Permitimos el control de las videoconferencias, a través de usuarios administradores. 

Streaming 

Es posible la transmisión de video a través de Youtube Live, para aumentar la difusión de presentaciones relevantes para su sector. 

Grabación y carga de videos bajo demanda

Nuestra solución permite grabar videos de manera automática y visualizarlos según las necesidades de los colaboradores.

Herramientas de colaboración 

Entre las funciones YMS, están incluidas: anotaciones, whiteboard, chat en vivo y compartir pantalla; permitiendo entre los participantes la colaboración e interacción óptimas. 

Emisión de reportes estadísticos 

Permitimos presentar por medio de Dashboards reportes del funcionamiento y actividad de los participantes en las videoconferencias. 

Conclusiones

Las videoconferencias son una de las herramientas más importantes de la presente década;  tanto para la comunicación entre miembros de una organizaciones, partners y clientes, como para garantizar la continuidad del negocio y la adaptabilidad a una nueva era.  

Adquiere el mejor sistema posible para actualizar la forma de comunicación de su empresa, gracias al respaldo de Optical Networks y Yealink.

Necesito un sistema de videoconferencias

 






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