Las teleconferencias a nivel empresarial tienen mayores exigencias que la comunicación interpersonal. Una organización moderna requiere seguridad, fluidez y alta calidad de imagen y video para comunicar tanto a los miembros de su organización como partners y proveedores. 

¿Qué es una videoconferencia? 

Actualmente es la forma de comunicación más moderna, en ella se intercambian audio y video en tiempo real con un gran número de asistentes. La tecnología actual puede permitir videoconferencias de hasta 300 participantes conectados de manera segura y eficiente.

Las videoconferencias permiten realizar reuniones virtuales gracias a las herramientas complementarias como anotaciones, whiteboards y compartición de pantalla, haciéndolas igual de productivas que una reunión presencial. 

Videoconferencias por Zoom: ¿Son seguras? 

Al iniciarse los periodos de cuarentena en diferentes países, las organizaciones, incluso aquellas de gran trayectoria, optaron por usar aplicaciones ya conocidas como Zoom para comunicarse con sus trabajadores y proveedores.

Sin embargo, Zoom presentó sus primeros desperfectos de seguridad a principios de abril, generando gran desconfianza en usuarios y organizaciones.

El Centro Criptográfico de España, hizo un análisis de la seguridad de Zoom para verificar si era recomendable su uso para las actividades de teletrabajo, llegando a la conclusión que: 

“Se considera asumible el riesgo de usar Zoom para reuniones que no sean muy sensibles en su contenido, clases escolares y situaciones fuera de la oficina sobre asuntos rutinarios”.

Aún con estas afirmaciones el fenómeno “Zoom Bombing” ha generado desconfianza y puesto en situación vulnerable a miles de usuarios que emplean Zoom para teletrabajar. 

¿Qué es Zoombombing? 

Si buscas en este momento “site:zoom.us” en Google podrás encontrar vínculos hacia conferencias que no están protegidas y cualquiera puede acceder libremente, de esta forma algunas personas ingresaron a espacios reuniones de Zoom sin autorización y comenzaron a publicar imágenes índole pornográfica o comentarios inapropiados. 

Zoom nunca fue pensado para enfrentar este tipo de boicots y aunque hasta la fecha esta vulnerabilidad no ha traído repercusiones económicas ha hecho que instituciones dejen de usar el aplicativo. 

Google es hasta la fecha más grande en prohibir el uso de Zoom entre sus empleados alegando a la falta de seguridad, mientras que en el ámbito gubernamental Taiwán prohibió el uso a sus funcionarios por temor a exponer información confidencial. 

Requisitos organizacionales para videoconferencias

La comunicación en el sector corporativo tiene necesidades que no son cubiertas por la mayoría de aplicaciones debido a lo complejo que puede ser dar una solución integral, basada en los siguientes puntos. 

Calidad de imagen 

Una buena calidad de imagen puede marcar la diferencia en una reunión, una imagen fluida y en alta definición ayuda a tener una idea clara de como se ve nuestro interlocutor, además de poder comunicar adecuadamente nuestro lenguaje corporal, es gracias a la calidad de imagen que podemos percibir las expresiones faciales y el movimiento de los ojos como indicadores de la opinión de los demás.

Contar con una imagen en baja resolución y con retrasos significa sabotear la comunicación con los demás miembros de la videoconferencia, además de perdernos detalles importantes como las reacciones tanto jefes como compañeros de trabajo. 

Audio impecable 

El audio es el segundo elemento más importantes en la comunicación en tiempo real, en una videollamada informal podemos pedirle a un amigo o colega que repita la información, pero en una videoconferencia donde varias personas se encuentran a la espera de una respuesta el audio no puede fallar bajo ningún motivo.

Aun si tuviéramos el canal de audio sin interrupciones o retrasos la calidad del mismo también es imprescindible para una buena comunicación, en las videoconferencias de trabajo se comunican instrucciones o feedback realmente importantes para el desarrollo de operaciones o el diseño de producto, por lo que tener un audio metalizado o con ruido es sumamente perjudicial tanto para jefes como para trabajadores. 

Accesibilidad

Un servicio de videoconferencias es poco útil si los procedimientos para unirse a una conferencia son largos y tediosos. Para organizar una reunión online en el tiempo correcto se debe contar con las funcionalidades acceso mediante un enlace, como contar con un recordatorio a través de aplicaciones como Google Calendar.

Mediante estos dos complementos es posible garantizar el fácil acceso de todos los asistentes a la reunión como crear un recordatorio de la fecha y hora de la misma.

Acceso por Teléfono:

Si alguno de los participantes no tiene acceso a internet, o no es de la calidad adecuada o se requiere todo el ancho de banda para otras labores, el sistema de video conferencia de Optical Networks, permite poder ingresar a la reunión mediante una llamada local a  un número fijo ingresando el código de la conferencia y la clave asignada y poder seguir la conferencia por teléfono. Si el cliente cuenta con un servicio de telefonia con Optical Networks, podria asignar un numero propio y exclusivo para sus participantes vía teléfono, sin costo

Gestión eficiente

Las herramientas para videoconferencias requieren de interfaces administrativas que permitan agregar y separar usuarios de la conferencia, dependiendo del nivel de confidencialidad de la información, como poder habilitar las funciones de audio para garantizar una participación ordenada. 

Integración con Streaming 

Las videoconferencias no solo implican coordinaciones, también es posible brindar seminarios web y presentaciones al público mediante las mismas. Por ello las organizaciones modernas requieren integrar sus videoconferencias con aplicaciones como Youtube, de esta forma los expositores pueden dirigirse al mismo tiempo a sus trabajadores, socios y clientes. Se puede compartir y transmitir las conferencias tanto como contenido bajo demanda VoD como en Vivo.

Grabación y acceso al registro de videos 

La grabación de las videoconferencias permite tener registrado las afirmaciones importantes involucradas en un proceso vigente, como contar con evidencia de afirmaciones en caso sea necesario conciliar áreas de trabajo.

Tomemos de ejemplo el retraso en la emisión de un informe, mediante la función de videos bajo demanda es posible obtener el momento exacto en que el jefe de área o el trabajador afirmó la fecha de presentación del informe.

Si la herramienta que emplea actualmente su organización no cuenta con esta funcionalidad, tanto usted como su responsable directo se exponen a malentendidos sin posibilidad de una conciliación rápida en caso de conflictos con otras áreas de la empresa.

Herramientas de colaboración para videoconferencias

Las herramientas más habituales en una videoconferencia son la funcionalidad de compartir la pantalla con los demás asistentes, como un chat en el que colocar y resaltar preguntas, afirmaciones, anotaciones y fechas pendientes de incluir en la agenda.

Otra función importante es contar con un whiteboard o pizarra virtual donde poner realizar gráficos improvisados de manera explicativa o para realizar anotaciones sobre gráficos ya existentes, contar con esta funcionalidad puede hacer más didáctica la videoconferencia y es una aplicación subestimada por múltiples proveedores de esta solución. 

Reportes estadísticos

La inasistencia no deja de ser un inconveniente en el trabajo remoto, por ello un sistema de videoconferencias pensado en el sector corporativo debe cumplir con indicar el listado de participantes y su tiempo de conexión respectivo, para asegurar su debida participación y que están informados de lo mencionado durante la reunión. 

Si su organización a empezado a realizar webinars de forma habitual, tanto por temas educativos, capacitación o como parte de su estrategia de marketing, contar con esta herramienta de medición puede agregar mucho valor a la experiencia tanto de los que visualizan la el video seminario como para su organización. 

Seguridad de la información

Las aplicaciones de videoconferencias, al requerir la conexión de varios dispositivos de forma paralela involucran un alto nivel de exposición, en estos tiempos en el que trabajo remoto se realiza de forma masiva, la mayoría de computadoras empleadas para visualizar una reunión online son de uso personal y pueden estar expuestas a spywares que vulneren la confidencialidad de la organización. 

La tecnología de videoconferencia debe contar con todos los parches de seguridad necesarios para evitar vulnerabilidades a través de la aplicación respectiva, como recomendar a sus usuarios emplear soluciones de ciberseguridad que aumenten el cuidado de la información. 

De esta forma no basta con que la aplicación sea segura, es necesario exigir a sus colaboradores la instalación de programas de antivirus y conectarse a través de una VPN para que las imágenes y el audio se encuentre totalmente cifrado.
 

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Mejor aplicación para videoconferencias

Para afirmar cuál sería la mejor aplicación para reuniones online, debemos asegurarnos que cumplan con todas las exigencias y funcionalidades antes mencionadas.

Además debe ser accesible y escalable según las necesidades de su organización, de esta forma aplicaciones como Zoom, Whatsapp o Facetime no cumplen con estas características, pues son aplicaciones diseñadas para los usuarios más no para el sector corporativo. 

Tampoco es posible usar tecnologías que fueron diseñadas descuidando la seguridad de la información. En 2015 Fortinet descubrió una vulnerabilidad en los teléfonos Android, directamente relacionada con Google Hangouts. Casos como estos reflejan que incluso aplicaciones de Google pueden estar relacionadas con exploits que pongan en riesgo a los trabajadores y la información de la empresa. 

El último factor que debemos considerar es la experiencia en el mercado, una empresa experta en tecnología puede presentar aplicaciones para videoconferencias que se vean atractivas, pero si no poseen casos de éxito no podemos considerarlas como fiables o una opción adecuada para realizar conferencias online de manera habitual. 

Por ello la mejor solución para videoconferencias es el sistema Yealink Meeting Server (YMS) cumple todas las funcionalidades antes mencionadas y la experiencia de brindar este servicio a organizaciones de diversos rubros. 

Beneficios administrativos

Contratar una plataforma a un Operador Local y con el cual actualmente cuenta con servicios de internet t/o telefonía tiene adicionalmente ventajas: 

Plataforma gestionada por un operador  local con soporte 24/7

Servicio facturado post pago y con facturación local. No se arriesgue haciendo pagos con tarjetas de crédito, prepago, sin garantías de funcionamiento o devolución, así mismo sin justificantes de gasto válidos en el Perú o que requieren impuestos adicionales por ser servicios no domiciliados. Podría incurrir en un sobre costo de 30% de retención de impuestos por contratar servicios no domiciliados. 

Conclusiones 

Brindar videoconferencias con todos los requerimientos mencionados en este artículo puede parecer complejo y tedioso, en Optical Networks garantizamos una solución integral con la seguridad que le brindamos a todos nuestros clientes, no use aplicaciones diseñadas para los usuarios. Emplee hoy una tecnología al nivel de su organización. 
 

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