Los espacios de trabajo digitales o “Digital Workplace”, son una tendencia que están cobrando mucha fuerza en el mercado mundial, enmarcada en la transformación digital de las empresas.

En el proceso de evolución que las empresas actuales están pasando, es imperativo que todos los involucrados estén comprometidos y alineados con las nuevas dinámicas empresariales, para asegurar la supervivencia de la organización en dicho proceso.

¿Qué es Digital Workplace?

Literalmente se trata del traslado de la oficina física al espacio digital, integrando las tecnologías enfocadas en posibilitar la movilidad de la fuerza de trabajo y así fomentar la colaboración, permitiendo el acceso desde cualquier lugar.

En este orden de ideas, lo que propone el Digital Workplace es la posibilidad de trabajar de forma colaborativa y remota —utilizando recursos tanto propios como de la organización— para aumentar la eficiencia de los colaboradores; del recurso y talento humano disponible.

Cabe destacar, que un digital workplace, no consiste en tener herramienta digitales disponibles para la organización. Esta tendencia va mucho más allá ya que requiere tener en cuenta las preferencias de los empleados para que se mantengan cómodos, además, darles acceso efectivo y capacitarlos para el correcto uso.

“Hacer que los recursos informáticos sean más accesibles de manera que coincidan con las preferencias de los empleados fomentará el compromiso al proporcionar sentimientos de empoderamiento y propiedad”.

– Matt Cain, VP de Investigación de Gartner

Beneficios de implementar una estrategia con Digital Workplace

Esta tendencia trae consigo beneficios particulares, por un lado, aumentan la productividad de los empleados y por el otro lado, mejoran de manera significativa la satisfacción del empleado y por ende, este va a querer formar parte de la empresa por un mayor periodo de tiempo.

Según un estudio de Forbes llamado “El impacto de una fuerza laboral potenciada digitalmente: datos del estudio de Forbes” se tiene:

• Los trabajadores que laboran en empresas con aplicaciones disponibles y altamente accesibles gastan un 17% menos de tiempo en procesos manuales.
• 87% de los CIOs (Chief Information Officer) cree que los empleados que se empoderan digitalmente pueden impulsar al menos un 5% de crecimiento empresarial en un periodo de 3 años.
• 54% de los CIOs concuerdan  que gracias a la correcta aplicación del digital workplace ha ayudado a reducir las tasas de deserción laboral.

Objetivos principales de las estrategias generales del Digital Workplace

• Crecer los ingresos (40%)
• Obtener una ventaja competitiva (40%)
• Mejorar los procesos de negocio (40%)
• Acelerar la toma de decisiones (37%)
• Mejorar la productividad de los empleados (33%) (Fuente)

G Suite como potente aliado de un Digital Workplace

Google G Suite es un producto basado en la nube que se dirige a empresas de todos los tamaños y ayuda a organizar el trabajo en equipo.

Consideramos las principales ventajas que brindan servicio al proceso de trabajo y nos centramos en las fortalezas del servicio, tales como: movilidad, seguridad y amplias oportunidades para trabajar en equipo.

La red de centros de datos modernos de G Suite, ubicado en diferentes partes del mundo, y su moderno sistema de protección frente amenazas están diseñados para la tolerancia a fallos y respuesta rápida ante problemas de seguridad.

Las aplicaciones más usadas por los empleados son las siguientes:

• Gmail: servicio gratuito de correo electrónico.
• Drive: servicio gratuito de alojamiento de archivos
• Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones: herramientas de ofimática
• Hangouts y Meet: servicio gratuito de mensajería instantánea y videollamada

G Suite también cuenta con otras aplicaciones muy útiles que ayudan a organizar y mantener actualizado el espacio digital adquirido. Accede al calendario, archivos y documentos en cualquier momento, en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo.

La movilidad es una de las características clave de G Suite. Todos los servicios están adaptados para un uso conveniente en prácticamente cualquier plataforma móvil: Android, iOS, Windows Mobile.

Los empleados aprecian la oportunidad no solo de trabajar con el correo en dispositivos móviles, sino también de crear, editar y colaborar en documentos, chatear o participar en videoconferencias con colegas.

Se acepta en gran medida que el auge de la nueva generación de trabajadores conectados, potenciado por las soluciones de colaboración y móviles, alterará radicalmente la forma de la futura fuerza laboral y el lugar de trabajo.

¿Dónde conseguir un servicio en la nube para trabajar de forma digital?

En Optical Networks trabajamos con los mejores servicios en la nube, donde podrá almacenar toda su información y trabajar de forma remota junto a sus colegas en su propio espacio de trabajo virtual sin necesidad de invertir en infraestructura o preocuparse por la seguridad de sus archivos y/o datos.

En cuanto a plataforma y estructura contamos con los servicios de nube pública de Amazon Web Services o Microsoft Azure para almacenar y procesar grandes cantidades de información y mantenerlas seguras.

Si lo que requiere es colaboración y productividad, Office 365 o G Suite son las mejores opciones para mantener conectados a los trabajadores de la empresa y estos puedan gestionar sus actividades.