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FinOps Cloud: mejores prácticas para administrar los costos en la nube

FinOps Cloud: mejores prácticas para administrar los costos en la nube

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En la actualidad, es posible que queden muy pocas empresas sin hacer uso de la nube para sus operaciones comerciales, ya sea de forma directa o indirecta.

Y muchas otras organizaciones han optado por el Cloud computing como un elemento esencial del negocio a través del nuevo modelo FinOps.

La estrategia integral de finanzas, unida a los objetivos del negocio bajo un marco tecnológico actualizado y flexible, son las prácticas primordiales para el éxito empresarial.

¿Qué es FinOps Cloud?

Para TIVIT Latam, FinOps es el nuevo modelo de gestión financiera en el uso del cloud computing, a través del cual se implementan las mejores prácticas de estandarización tecnológica y financiera.

Esta integración de servicios técnicos y financieros, permite otorgar al cliente final un producto de alta calidad al menor costo operativo.

De esta forma, la consultora Accenture menciona que, una empresa cuando está en la nube comienza a padecer retos de migrar datos y operaciones, como lo son:

El manejo de precios complejos y gastos de facturación por el servicio.

Los servicios en la nube son dinámicos, así como sus costos no predecibles, y para ciertas organizaciones puede ser un reto llevar el control de esta área sin una estandarización adecuada.

No existen roles de responsabilidad delimitados.

Los servicios en la nube están a cargo de especialistas en el área de IT, y muchas veces desvinculados del departamento financiero, lo que conlleva a pasar por alto algunos procesos de control y gestión adecuados.

Falta de transparencia.

Al omitir procedimientos y no estandarizar los roles de responsabilidad, se crea un entorno poco transparente que puede ocasionar errores en la gestión de los gastos Capex a Opex. Esto conlleva a una retroalimentación tardía para la toma de decisiones efectivas.

Proceso de optimización imparcial o incompletos

Si generan los fallos anteriores, es casi imposible que se logre implementar satisfactoriamente un proyecto en la nube, porque no conlleva el esfuerzo en conjunto equilibrado de todos los integrantes, ni del análisis de las diversas capas de gestión y desarrollo de la solución.

Procesos de revisión de costos de proveedores de forma aislada.

Cuando una empresa tiene soluciones híbridas en la nube con varios proveedores, es muy probable que no tenga las herramientas adecuadas en el manejo efectivo de las diversas variables financieras a aplicar, para obtener una solución centralizada a la necesidad.

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Características de FinOps Cloud

Una de las principales características del modelo FinOps es el basamento en sus principios fundamentales como pilares de su gestión.

  • Educación. Generar un estándar de conocimientos para la transformación digital.
  • Control. Gestionar los gastos, variables financieras y tecnológicas que impactan el control y logro de los objetivos en la nube.
  • Optimización. Aplicar de forma constante y consecuente, las mejores prácticas del negocio para la optimización de los recursos disponibles y la reducción de los costos del cloud computing.

Para lograr la estandarización de los procesos de FinOps, en el año 2019 se crea la Fundación FinOps, como institución que centraliza, promueve y divulga de forma unificada el intercambio de información validada en el entorno.

finops caracteristicas

De allí, se establecen las características del funcionamiento del flujo de información entre las áreas de finanzas y las operaciones tecnológicas de la siguiente forma:

Ciclo de vida del FinOps

Informar.

Consiste en mantener informada a la empresa de cualquier inversión, evaluación y presupuesto relacionado al área tecnológica de los servicios Cloud.

Optimizar.

Al tener a cada gerente y encargado de las áreas asociadas a los servicios cloud bien informados, los procesos de optimización del servicio se ejecutarán efectivamente según la demanda del negocio.

Operar.

Corresponde al monitoreo constante de los costo-beneficio que representan los diversos servicios de nube, los cuales puede adoptar la empresa para asegurar la mejora continua.

Otra característica específica en el uso de FinOps Cloud, es el uso de herramientas de gestión especializadas.

Es por ello que ILIMIT menciona algunos ejemplos existentes en el mercado a nivel global que permiten el control de métricas de gestión y monitoreo de KPIs asociados a la nube como:

FinOps en Amazon

Posee cuatro herramientas de gestión de costos y gastos asociados a Cloud Computing.

  • Upstream AWS Cost Explorer
  • AWS Trusted Advisor
  • EC2 right sizing
  • AWS Budgets

Microsoft D365 FinOps

Posee dos herramientas enlazadas entre sí para la gestión.

  • Azure Cost Management
  • Power BI para crear cuadros de mando personalizados.

Google Cloud Platform (GCP por sus siglas en inglés)

Ofrece Cost Management, como único software de gestión de los presupuestos cloud asignados.

Mejores prácticas de FinOps en la nube

Los procesos de estandarización obligan y facilitan a todos los involucrados la implementación, gestión y administración de servicios cloud de forma efectiva.

De allí se establecen las mejores prácticas del FInOps Cloud, optimizando las estrategias a seguir de forma valorativa, de la siguiente forma:

Usar solo lo necesario

Al tener analizadas todas la variables y opciones que permiten darle la optimización adecuada a los servicios en la nube con los mejores costos de inversión, se puede tomar las decisiones acertadas sin desperdicio de esfuerzo y dinero en el uso de lo necesario solamente.

Flujo de trabajo eficiente entre finanzas y las operaciones

Al crear el flujo de comunicación correcto entre estas dos áreas, permite generar soluciones más eficientes y menos costosas en el negocio, ya que están plenamente informados de cualquier eventualidad.

Estar atento a las condiciones y descuentos de los proveedores

Por situaciones circunstanciales o de temporadas, se pueden ajustar las ofertas de servicios Cloud por parte de los proveedores, permitiendo replantear decisiones de forma adelantada con ahorros sustanciales en el presupuesto asignado.

Mantenerse en contacto con los socios estratégicos

Los proveedores de los servicios son parte del negocio de forma indirecta, y como tal, al tener un contacto cercano, se pueden aportar soluciones más rentables en negociaciones más asertivas.

Establecer objetivos presupuestarios

Determinar ciertos recursos como elementos u objetos de alto valor en el presupuesto para poder medir su interacción en la empresa. En este caso, el método FinOps evaluará el impacto de ese recurso basado en el negocio.

Por ejemplo, el uso del consumo de espacio de almacenamiento por un volumen excesivo de correo, puede generar un gasto inesperado al reflejar la necesidad de espacio extra para almacenaje.

El proveedor correcto de Cloud Services como socio estratégico de FinOps

El lazo que se cree entre el proveedor de Servicios Cloud y el cliente, será también un paso crucial para lograr la implementación de la metodología FinOps adecuada.

Apreciar las certificaciones obtenidas por el proveedor como socio estratégico será un valor agregado de seguridad y garantía del servicio que ofrece.

En el caso de estandarizaciones, el uso de herramientas de última generación sumado a un personal técnico capacitado, serán los elementos claves para poder implementar estas prácticas adecuadamente en la empresa.

En Optical Networks entendemos estas necesidades, por ello contamos con un staff de profesionales cloud altamente especializados para llevar a su organización de forma eficiente y correcta a la nube.

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